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Formation Classement – Archivage

Formation Secrétariat : Méthodologie de classement

 

Durée : 3 jours

Pour qui : Toute personne désirant organiser un classement pour assurer un accès rapide aux informations.

Objectifs :

  • Mettre en place un classement efficace, accessible, fiable et évolutif.
  • Utiliser les fonctionnalités d’Excel pour faciliter les recherches.
  • Organiser les archives.

Contactez-nous :

 

 

 


PROGRAMME DE LA  FORMATION


 

 

 

 

Introduction

  • Les besoins
    • Besoins personnels
    • Besoins professionnels (administratifs, légaux, exigences qualité,…)
  • Les enjeux – les objectifs
  • Les limites

La méthode “5 S”

 

  • Présentation de la méthode
  • Les particularités pour un travail administratif
  • Les conditions de réussite
    • Implication personnelle
    • Implication collective
    • Implication du management
  • Repérer ses points forts et ses points faibles

Rangement – Classement – Gestion du temps

  • Les différentes étapes du rangement
    • Définition des objectifs
    • Présentation d’un projet
    • Savoir négocier mes moyens et les délais
  • Savoir structurer un dossier
    • connaître l’articulation d’une affaire
    • différencier les différents dossiers d’une affaire
    • définir les besoins de chaque dossier
    • Titres des dossiers
    • Utilisation de mots clés
  • Choisir sa méthode de classement
    • Les différentes méthodes possibles
    • Les différents critères de choix (impératifs externes, choix personnels, …)
  • Mise en place d’un plan de classement
    • Les différents aspects (matériels, intellectuels, …)
    • Tenir à jour son plan de classement
  • Gérer son temps pour tenir ses engagements

Archivage

  • Définitions des règles et des acteurs
  • Différences entre classement et archivage
  • Préparation de l’archivage – le plan d’archivage

Classement et archivages : les contrôles

  • Définitions des règles de contrôle
    • Autocontrôle
    • Les spécialistes
    • Rôle du management

L’apport de l’informatique

  • Définir ses besoins
  • Définir les moyens adaptés
  • Gestion des mots clés
  • Sélections thématiques
  • Les contraintes apportées par l’informatique
    • Sauvegarde des données
    • Archivage des disquettes
    • Archivage des applications

Conclusion

  • Classement et Archivage : place dans une démarche
  • Qualité

Pour tous renseignements sur les formations professionnelles continue, contactez-nous au 01 64 68 54 95 ou grâce à notre formulaire en ligne.
Nous serons ravis de vous apporter des réponses complètes à votre demande.

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